At træffe vigtige beslutninger er ofte forbundet med stress og frygt for at begå en fejl, fordi konsekvenserne kan være betydelige.
Mange mennesker stoler på intuition eller overfladisk analyse, som ikke altid fører til det ønskede resultat, rapporterer ‘ korrespondent.
5 Why-teknikken tilbyder en systematisk tilgang til at finde de sande årsager til et problem, ikke kun dets symptomer. Med rødder i produktionssystemet hjælper denne metode med at komme til roden af ethvert problem ved konsekvent at stille det samme spørgsmål.
Pixabay
Princippet i metoden er, at det første svar på spørgsmålet “hvorfor” normalt peger på en overfladisk omstændighed. Hvert efterfølgende spørgsmål uddyber analysen og tvinger en til at tænke over mere grundlæggende processer eller beslutninger.
Hvis et projekt f.eks. overskrider en deadline, kan det første svar være “fordi teamet ikke havde tid til at udføre opgaverne”. Det næste spørgsmål, “hvorfor overskred teamet deadlinen?”, kan afsløre mangel på ressourcer eller dårlig planlægning. På den måde bevæger man sig fra virkningen til årsagen.
Den største værdi ved denne metode er at flytte fokus fra at finde fejl til at forstå systemfejl. I stedet for at bebrejde medarbejderne opdager man mangler i kommunikations- eller opgavefordelingsprocesser.
Uden brug af sådanne teknikker bliver der ofte truffet beslutninger, der tager fat på symptomerne i stedet for den grundlæggende årsag. Det fører til, at problemerne gentages igen og igen, hvilket skaber frustration og tab af ressourcer.
At øve sig på de 5 hvorfor’er udvikler kritisk tænkning og evnen til at analysere i dybden hos alle, der er involveret i processen. Det lærer dig ikke at tage den første forklaring for gode varer, men at sætte spørgsmålstegn ved den og teste den.
For at anvende metoden skal du tage et blankt ark papir eller åbne et nyt dokument og tydeligt angive det problem, der skal løses. Stil det første spørgsmål “hvorfor skete dette?”, og skriv det mest indlysende svar ned.
Baseret på dit svar stiller du derefter “hvorfor”-spørgsmålet igen og dykker dybere ned i årsags- og virkningsforholdene. Fortsæt denne proces, indtil du føler, at du er nået frem til den grundlæggende årsag, som ofte ligger inden for processer snarere end mennesker.
Nogle gange kræver det kun tre trin at nå frem til den grundlæggende årsag, og andre gange kan det kræve syv eller otte. Tallet “fem” er en retningslinje, ikke en streng regel, der skal overholdes for enhver pris.
Resultatet af denne analyse er en klar forståelse af, præcis hvilken handling eller systemændring der vil forhindre et problem i fremtiden. Denne viden forvandler beslutningstagning fra at gætte på kaffegrums til en informeret og velovervejet handling.
Regelmæssig brug af “5 Why’s”-teknikken forbedrer ikke kun kvaliteten af din beslutningstagning, men skaber også en kultur med løbende forbedringer i dit personlige og professionelle liv. Du begynder at styre omstændighederne proaktivt i stedet for blot at reagere på deres konsekvenser.
Læs også
- Hvorfor hjernen saboterer vores planer: de skjulte fordele ved at sætte tingene på hold
- Hvorfor du ikke kan vælge på tom mave: hvordan sult får os til at nøjes med de værste muligheder
